Итак, вам нужна электронная почта для вашего бизнеса. Каковы ваши варианты?

Общение по электронной почте является важной частью ведения бизнеса. Наличие электронной почты, исходящей от вашего собственного доменного имени, делает ваш бизнес более надежным, чем использование личной электронной почты, и многие поставщики деловой электронной почты также предоставят гораздо больше места для хранения.

Как работает деловая электронная почта?

Деловая электронная почта работает во многом так же, как и традиционная бесплатная электронная почта. У вас есть почтовый сервер, который собирает ваши электронные письма, обычно управляемый для вас «в облаке» почтовым провайдером, таким как Gmail. Вы подключаетесь к этому серверу с помощью почтового клиента, который обычно представляет собой веб-панель, хотя вы также можете использовать загружаемое приложение, такое как Outlook, Thunderbird или приложение Mail для macOS.

Главное, что отличает деловую электронную почту от обычной, — это то, что она исходит из вашего личного домена. Если у вас есть собственный веб-сайт, вы можете захотеть, чтобы электронная почта приходила с адреса типа yourname@yourcompany, который выглядит более профессионально.

Для этого вам необходимо подтвердить свое доменное имя, а это значит, что вам нужно будет иметь доступ к своим записям DNS или редактировать веб-страницу, размещенную на этом доменном имени. Электронная почта на собственном домене также не бесплатна и требует оплаты «бизнес-уровня» у большинства поставщиков.

Размещенная электронная почта с G Suite

Самый простой вариант — просто заплатить кому-то за размещение вашей электронной почты для вас. Премиум-сервис электронной почты Google называется G Suite. Это то же самое, что и обычная Gmail, за исключением того, что она привязана к вашему доменному имени и будет отправляться как вашеимя@вашакомпания.

Если у вас есть организация с несколькими пользователями, G Suite предоставляет вам доступ к таким функциям, как сеансы Google Hangouts для всей компании, и включает 30 ГБ хранилища Google Диска на каждого пользователя, что упрощает обмен файлами и совместную работу над ними на Диске.

Стандартный уровень G Suite составляет 6 долларов США на пользователя в месяц. Вам также предоставляется возможность создавать псевдонимы электронной почты; например, вы можете перенаправить contact@yourcompany на yourname@yourcompany без дополнительной оплаты. Вы можете создать до 100 псевдонимов для одной и той же учетной записи.

При регистрации вам нужно будет подтвердить свое доменное имя, чтобы подключить G Suite. Это включает в себя либо редактирование записей вашего домена для включения ключа подтверждения, либо добавление тега HTML на домашнюю страницу вашего веб-сайта. Это нужно будет сделать через вашего хостинг-провайдера или провайдера домена.

Microsoft Outlook и Exchange

Другой популярный вариант размещения электронной почты — Exchange и Outlook. Outlook – это настольное приложение, которое обычно входит в состав Word и Excel, но также доступно в виде веб-приложения в Интернете. Outlook — это просто почтовый клиент, что сбивает с толку, потому что Microsoft также включает бесплатную электронную почту с вашей учетной записью Microsoft и называет весь сервис «Outlook.com».

Сервер, на котором работает бесплатная электронная почта Microsoft, — это Exchange Server, который вы купите, если вам нужна корпоративная электронная почта. Вы по-прежнему будете использовать приложение Outlook для подключения к Exchange, но при желании вы можете использовать другой клиент.

Если у вас есть подписка на Office 365 «Премиум» или «Основы бизнеса», Microsoft включает Exchange и Outlook в качестве службы, которую вы можете настроить с помощью своего личного домена. Вы также можете получить Exchange отдельно от Microsoft, который является самым дешевым по цене 4 доллара США за пользователя, но не включает Outlook.

Вы также можете получить Exchange, размещенный для вас, в таких сервисах, как Rackspace, который стоит 3 доллара за пользователя по самой низкой цене и будет функционально таким же, как если бы он был размещен у Microsoft. В большинстве случаев вы по-прежнему будете платить за пользователя, как и в G Suite, но, вероятно, Outlook не будет включен в план, потому что сторонние поставщики не могут лицензировать его.

Приложение Exchange Server доступно для лицензирования, так что вы можете запускать его самостоятельно на своих серверах, но эти лицензии предназначены для крупных предприятий, использующих его внутри компании, и стоят тысячи долларов в год. Вместо этого вы захотите купить его у поставщика, предлагающего вариант хостинга.

Используйте встроенную учетную запись вашего хостинг-провайдера

Поставщик, которого вы используете для размещения своего веб-сайта, может также включать электронную почту в качестве надстройки или встроенной в вашу службу. Например, если вы используете GoDaddy, возможно, он уже управляет вашим доменом и хостингом веб-сервера. Они также предлагают размещенную электронную почту за 2 доллара в месяц и включают ее в некоторые из своих пакетов.

Служба электронной почты GoDaddy, наряду со многими другими, включает в себя собственный интерфейс веб-почты, который не очень удобен для пользователя. Вы можете решить эту проблему, подключив свой почтовый ящик к стороннему клиенту, такому как Outlook или Thunderbird, и управлять им оттуда.

Узнайте у своего хостинг-провайдера, есть ли у вас электронная почта, потому что вы можете использовать ее в качестве почтового сервера и не платить дополнительно за G Suite или Exchange. Однако, даже если ваш провайдер включает электронную почту, вы все равно сможете настроить размещенную электронную почту из другой службы без особых проблем, если только настройки вашего домена не заблокированы.

Просто используйте обычный адрес Gmail

Хотя это не так профессионально, между G Suite и обычным Gmail не так много различий, кроме дополнительного хранилища и пользовательских доменов. В частности, Gmail по-прежнему достаточно профессионален, особенно если вы можете поймать yourcompany@gmail.com (что вам, вероятно, следует сделать в любом случае). Тем не менее, вы определенно должны придерживаться Gmail, так как @hotmail.com или @AOL.com выглядят намного хуже.

Если вам действительно нужно отправлять электронные письма с личного домена, на самом деле можно настроить обычную учетную запись Gmail для использования имени вашей компании, но это не очень хорошее решение.

Во-первых, вам нужно настроить переадресацию электронной почты у вашего DNS-провайдера. Перешлите yourname@yourcompany на свой личный аккаунт Gmail. Затем выполните следующие действия, чтобы подтвердить домен, настроить Gmail для отправки в качестве личного домена и установить его в качестве адреса отправителя по умолчанию.

Таким образом, любая входящая почта будет пересылаться на вашу личную электронную почту, а к любой исходящей почте с вашей личной электронной почты будет добавлено ваше доменное имя. Однако это поддерживается не во всех почтовых клиентах; в частности, в Outlook получатели вашей почты могут видеть сообщение «Отправлено с адреса yourmail@gmail.com от имени yourname@yourcompany», что не совсем подходит. Но если вас устраивает, что он работает большую часть времени, и вы не возражаете потратить час на его настройку, это единственный реальный бесплатный вариант для личного домена.