5 советов по совместной работе по использованию альтернативы Google Docs с открытым исходным кодом
Совместное написание и редактирование станет проще простого, если вы задействуете эти функции ONLYOFFICE.
ONLYOFFICE Docs — это альтернатива Microsoft Office и Google Docs с открытым исходным кодом, позволяющая совместно работать над документами, электронными таблицами и презентациями в режиме реального времени.
Ниже приведены пять наиболее важных способов, которыми ONLYOFFICE Docs помогает организовать мою совместную работу.
1. Интеграция с хранилищем документов
ONLYOFFICE Docs предлагает очень гибкие способы хранения документов. По умолчанию вы можете использовать Документы ONLYOFFICE в рабочей области ONLYOFFICE. Это обеспечивает продуктивное решение для управления документами и проектами. Это простой способ использования ONLYOFFICE Docs, поскольку он включен в комплект поставки; установив одно, вы получите другое.
Однако полный пакет ONLYOFFICE можно интегрировать с ownCloud, Nextcloud и другими популярными платформами синхронизации и общего доступа. Полезные соединители доступны в официальном магазине приложений вашей платформы обмена или на GitHub.
Наконец, поскольку ONLYOFFICE имеет открытый исходный код, разработчики веб-приложений могут свободно интегрировать документы ONLYOFFICE в свои приложения с помощью API ONLYOFFICE.
2. Управление разрешениями для документов
В ONLYOFFFICE Docs вы можете определить, что могут делать ваши коллеги, когда они открывают общие документы. Вы можете предоставить им разрешение на просмотр, редактирование и обмен файлами, а также выполнять определенные действия — оставлять комментарии, предлагать изменения в режиме просмотра, заполнять определенные поля и т. д. Дифференциация разрешений для документов может помочь структурировать и защитить ваше сотрудничество.
(Надя Князева, CC BY-SA 4.0)
Доступные вам разрешения зависят от вашей системы управления документами. В ONLYOFFICE Workspace и ownCloud вы можете обмениваться файлами со всеми перечисленными выше разрешениями, а также получите дополнительное разрешение для электронных таблиц («Пользовательский фильтр» в ONLYOFFICE или «Изменить фильтр» в ownCloud). Разрешение на фильтрацию позволяет вам решить, должны ли фильтры, примененные одним пользователем, влиять только на этого человека или на всех. Если вы интегрируетесь с Nextcloud или, например, Seafile, вы получаете меньше вариантов разрешений.
Если вы интегрируете пакет и хотите добавить дополнительные разрешения, ваше приложение должно позволять регистрировать новые атрибуты общего доступа (например, возможность ограничивать загрузку, печать или копирование содержимого документа в буфер обмена), как описано в документации API.
3. Настоящее сотрудничество
Набор инструментов для совместной работы в основном одинаков для всех сред. У вас есть комментарии, позволяющие добавлять примечания, предложения или вопросы для людей, совместно работающих над документом. В ONLYOFFICE это, конечно, есть, но мы стремимся по возможности предоставлять несколько дополнительных функций. Например, в ONLYOFFICE Workspace вы можете быстро добавлять упоминания, набрав + или @, а затем имя пользователя, чтобы привлечь внимание конкретного человека к вашему комментарию.
(Надя Князева, CC BY-SA 4.0)
Также есть функция чата, позволяющая быстро обсудить что-то с товарищами по команде, не переключаясь на приложение для обмена сообщениями (имейте в виду, что история чата очищается при закрытии документа).
Отслеживание изменений позволяет просматривать документы, предлагая изменения. Все изменения, внесенные в этом режиме, выделяются, и владелец и пользователи с полным доступом к редактированию могут принять или отклонить их или просмотреть документ со всеми принятыми или отклоненными изменениями.
Что важно для совместной работы в ONLYOFFICE Docs, так это то, что пользователи, одновременно работающие над одними и теми же документами, могут устанавливать индивидуальные настройки (например, включать отслеживание изменений или проверку орфографии, отображать непечатаемые символы, увеличивать или уменьшать масштаб документа и т. д.), не мешая работе. друг друга.
4. Контроль версий
Управление версиями настолько важно, что вокруг этого процесса возникли целые отрасли. Для разработчиков написание без контроля версий в стиле Git может вызывать тревогу. Для создателей контента пересылка версий друг другу по электронной почте становится беспорядочной и запутанной.
ONLYOFFICE Docs позволяет просматривать историю версий документа в редакторе. Изменения и автор, внесший их, выделены разными цветами. Доступность этой функции определяется используемой вами системой управления документами; история версий доступна для интеграции ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud и ownCloud.
(Надя Князева, CC BY-SA 4.0)
5. Измените режим совместного редактирования в реальном времени.
В ONLYOFFICE Docs есть два способа совместного редактирования документа в режиме реального времени. Они называются быстрым и строгим режимами, и они доступны независимо от того, как вы интегрируете ONLYOFFICE в свою цепочку инструментов.
Быстрый режим позволяет вам видеть изменения, вносимые вашими соавторами по мере их ввода. Ваши изменения также немедленно отображаются другим пользователям.
В строгом режиме вы блокируете документ, над которым работаете, и никто не сможет увидеть, что вы вводите, пока вы не нажмете «Сохранить». Вы можете увидеть, какие части документа заблокированы соавторами, но не сможете увидеть, что они делают, пока не сохранят.
При совместной работе над документом в одном из этих режимов команда Ctrl+Z (отмена) влияет только на вашу работу, поэтому действия ваших соавторов не затрагиваются.
Бонус: параметры безопасности
В зависимости от вашей среды вы найдете различные варианты защиты совместной работы над документами.
ONLYOFFICE Workspace предлагает стандартный набор инструментов безопасности, включая HTTPS, резервное копирование, двухфакторную аутентификацию, безопасный вход и возможность шифрования хранящихся данных. Одна из функций, которая, по данным ONLYOFFICE, не имеет аналога, называется Частные комнаты.
Приватная комната — это папка, доступ к которой можно получить только через настольное приложение. Каждый созданный и хранящийся там офисный файл шифруется с помощью алгоритма AES-265. Все, что вы вводите — каждая буква, каждая цифра, каждый символ — немедленно шифруется, даже если вы работаете совместно в режиме реального времени.
(Надя Князева, CC BY-SA 4.0)
ONLYOFFICE Docs также использует веб-токены JSON (JWT) для обеспечения безопасности. Редакторы запрашивают зашифрованную подпись, чтобы проверить, кто имеет доступ к документу и что они могут с ним делать. В настоящее время JWT реализован для ONLYOFFICE Workspace и для интеграций Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, HumHub и Nuxeo в дополнение к их встроенным инструментам безопасности.
При интеграции с Nextcloud вы также можете вставлять водяные знаки для защиты конфиденциальных документов. Водяные знаки включаются администратором и не могут быть удалены из документа.
(Надя Князева, CC BY-SA 4.0)
Так много функций
В ONLYOFFICE есть еще много возможностей, которые уместятся в одну статью. Если вы ищете альтернативу инструментам совместной работы Microsoft или Google с открытым исходным кодом, ONLYOFFICE — самый мощный вариант, который я знаю. Попробуйте и дайте мне знать в комментариях, что вы думаете о ONLYOFFICE Docs как об инструменте для совместной работы.