Применение умного мышления к принципам открытой организации

Используйте свое окружение, повторение и Роль 3, чтобы улучшить свои мыслительные привычки.

Привычки имеют несправедливую репутацию плохих вещей, от которых необходимо избавиться. Но учтите следующее: автоматизация и привычки имеют много общего. Во-первых, они оба повторяются. Их делают снова и снова, точно так же. Что еще более важно, они снижают затраты (как стоимость за штуку, так и стоимость используемой энергии).

В книге Арта Маркмана Умное мышление подчеркивается важность выработки привычек, позволяющих отвлечься от неважных мыслей и перенаправить внимание на более интересные и творческие идеи. Вы можете применить эту концепцию к использованию принципов открытой организации.

Эта статья является второй частью серии статей о привычках, состоящей из двух частей. Первая часть основана на презентации, которую я провел несколько лет назад. В этой статье я применяю новую информацию от Маркмана.

Что такое умное мышление?

Разумное мышление касается информации, которой вы располагаете, того, как вы получаете ценную информацию и как успешно используете то, что у вас есть. Это также способность решать новые проблемы, используя имеющиеся у вас знания. Умное мышление — это навык, который можно использовать, практиковать и совершенствовать. Исходя из этого определения, эти преимущества будут очень полезны для продвижения принципов открытой организации.

Формирование привычек

Маркман говорит, что привычки формируются бездумно автоматически и редко пересматриваются на предмет их важности. Для проведения такого обзора необходим процесс стратегического мышления. При правильном выполнении для изменения этих привычек потребуется меньше усилий. Ментальная система человека устроена таким образом, чтобы по возможности избегать мышления . Предпочтительно просто без особых усилий выполнять рутинные задачи, чтобы можно было сосредоточить свое внимание на более важных вопросах. Когда вы выполняете задачи неоднократно, вы формируете привычки, и вашему разуму не приходится продумывать их шаг за шагом.

Вот почему вы не можете вспомнить то, что делали несколько секунд назад. Маркман приводит пример того, как вы не помните, заперли ли вы дверь своей квартиры или дома. Поскольку вы сделали это автоматически, если вы думали о чем-то совершенно другом, когда запирали дверь, вы, скорее всего, не знаете, заперли ли вы ее.

Цель разумного мышления — развить как можно больше хороших привычек, чтобы вашему уму не приходилось прилагать усилия для размышления каждый раз, когда вы их выполняете. Разработка контрольных списков — хороший способ избежать чрезмерного мышления. Это можно применить и к принципам открытой организации. Чтобы сэкономить энергию и усилия, следуйте списку пунктов и действуйте согласно ним. Это была моя цель, когда я разработал таблицу зрелости коммуникационных технологий, о которой я написал в своей статье «Как оценить техническую зрелость вашей организации». Если рутины нет и занятие новое, придется прибегнуть к более напряженному и утомительному мыслительному процессу.

Важность окружающей среды и повторения

Маркман описывает формулу создания умных привычек, учитывая два ключевых факта:

• Существует взаимодействие между окружающей средой и действием.
• Работайте только над повторяющимися действиями, чтобы создать хорошие привычки.

Среда

Маркман определяет окружающую среду как внешний мир, так и внутренний ментальный мир человека (например, цели, чувства или перспективы). Во внешнем мире вы можете заниматься, казалось бы, бессмысленной деятельностью, чтобы создавать триггеры и напоминания. Например, вы назначаете вещам удобные места, чтобы не думать о том, где они находятся. Вы можете создавать триггеры (например, списки или пустые пакеты для напоминаний о пополнении запасов), чтобы выделить то, что вам нужно сделать, и тем самым избежать долгих размышлений.

Если вы хотите прочитать книгу, но откладываете ее, подумайте о том, чтобы взять ее и положить перед компьютером или телевизором. Таким образом, вы будете видеть его и, возможно, вам придется убирать его с дороги каждый раз, когда вы сидите за компьютером или телевизором, что может стать мощным способом заставить вас читать.

Если вы изучаете что-то в определенном месте (со всем его окружением), вы вспомните, что учиться легче, если вы находитесь в похожем месте или в том же месте. Окружающая среда заставляет информацию доходить до вашего сознания. Поскольку новые (желательные) привычки должны выполняться сознательно, вы должны добавлять в свое окружение элементы, которые напоминали бы себе о необходимости их выполнения. Кроме того, вы должны устранить триггеры, напоминающие вам о старой (нежелательной) привычке, и заменить их другим занятием.

Что касается внутренней умственной среды, попробуйте запомнить полезные факты, которые требуются постоянно, например, имена, местоположения, лучшие дорожные маршруты и т. д. Если я встречаю кого-то, кого хочу узнать получше, я спрашиваю его имя и использую его как можно чаще, а затем записываю его, когда у меня есть возможность. Позже я добавляю это имя в свою личную контактную информацию. Постоянно видя это имя, я в конце концов запоминаю его и использую, не задумываясь.

Повторение

Все привычки формируются в результате многократного использования, и первый раз – самый трудный. После многих повторений требуется минимум размышлений, пока привычка не станет автоматической. Структурируйте свою повседневную жизнь, формируя полезные привычки и практикуя их. Регулярные ролевые игры не менее важны. Если эти воспоминания будут в центре внимания, их будет быстрее восстановить.

Если вы сможете сделать каждую привычку как можно более четкой , ее будет легче запомнить и восстановить при необходимости. Вы поймете, что создали хорошую привычку, когда вам больше не придется о ней думать.

Когда хорошие привычки портятся

Привычка может превратиться из хорошей в плохую при изменении ситуации. Избавление от вредной привычки и создание новой продуктивной требует много размышлений. Когда требуется изменить привычку, очень важно регулярно хорошо высыпаться по ночам. Ваш мозг помогает обрабатывать новый опыт и поведение и делает деятельность более эффективной в будущем.

Есть две важные характеристики изменения привычек:

1. Ваша нынешняя привычка подталкивает вас к действию. Вы должны преодолеть давление, чтобы действовать.
2. Когда возникает необходимость действовать, замените привычку более полезным действием. Новые воспоминания о желаемом действии необходимо развивать и сохранять.

Вы должны разработать триггеры для задействования нового поведения. Этот триггер требует вашего внимания, поскольку вы заставляете себя отказаться от текущей сильной привычки и выработать новую, изначально слабую привычку. Если вы отвлекаетесь, старая привычка остается сильной. Ваши усилия также могут быть нарушены из-за стресса, усталости или сильного влияния окружающей среды.

Сама по себе сила воли не может изменить привычки, и пытаться это крайне утомительно. У вас могут быть некоторые краткосрочные успехи, но со временем вы изнашиваетесь. Вам нужна экологическая поддержка. Тяга возникает, когда у вас есть активная цель, которая заблокирована. Это способ вашего разума сказать вам, что вы должны и дальше укреплять желаемую цель. Вы должны не только избавиться от старой привычки, но и изучить, что в вашем окружении ее активирует.

Чтобы применить эти концепции к принципам открытой организации, подумайте, как вы можете создать среду, которая позволит легко активировать принцип, одновременно препятствуя текущему непродуктивному поведению. Вы должны создать среду, снижающую вероятность возникновения вредной привычки, и создать триггеры для активации принципов. Это цель открытых оценок лидерства организации. Они становятся триггерами.

Роль 3

Одной из ключевых концепций Маркмана является «Роль 3», которая способствует как эффективному обучению, так и эффективному представлению информации таким образом, чтобы она запомнилась. Маркман говорит о том, чтобы заставить кого-то изменить свое поведение. Это напоминает мне мой семинар по продажам, на котором я хотел улучшить (изменить) торговую деятельность продавцов. Существует разница между образованием, которое просто дает знания, и обучением. Обучение – это развитие навыка, который можно использовать и совершенствовать. Поэтому мне пришлось вырезать три четверти содержания и повторять его четыре раза в разных вариантах на своих семинарах, включая ролевые игры. Я думаю, что Маркман говорит о том, что изначально идеально делать акцент только на трех действиях. В случае обучения продажам моим самым большим успехом стали ролевые игры с презентациями продуктов. Продавцы не только изучали особенности продукта, но и могли уверенно рассказывать о них покупателям. Впоследствии это привело к появлению других навыков, которые можно было развивать.

Эта Роль 3 применима и к вам, когда вы хотите что-то предпринять. Представьте себе важную деловую встречу, на которой представлена важная информация. Предположим, вас отвлекли шутки или тревожные слухи (об увольнениях, понижениях в должности или неудовлетворительной работе). Встреча может оказаться пустой тратой вашего времени, если вы не сосредоточите свое внимание на конкретных вопросах.

Вот что Маркман рекомендует до, во время и после важного события усвоить три ключевых момента: 

1. Подготовьтесь. Подумайте, что вы хотите получить от мероприятия (будь то встреча, презентация или обсуждение один на один) и чего вы хотите достичь. Учитывайте максимум три вещи. Информацию, связанную с вашей целью, легче обнаружить и запомнить. Ваша умственная подготовка направляет ваш разум на информацию, которую вы ищете. Психологи называют это деятельностью продвинутого организатора. Продумайте, о чем пойдет речь, и заранее просмотрите все доступные материалы.
    
2. Обратите внимание: Это тяжелая работа, особенно если есть отвлекающие факторы. Избегайте многозадачности при выполнении несвязанной работы (включая электронную почту и обмен мгновенными сообщениями). Рабочая память – важная концепция: ваше внимание влияет на то, что вы вспомните позже.
    
3. Обзор. После любого важного мероприятия по сбору информации (класса, встречи, чтения книги или статьи) запишите три ключевых момента. Если вы не можете записать это, просмотрите это в уме или запишите на свой телефон или цифровой диктофон. Постарайтесь связать то, что вы узнали, с тем, что вы знаете. Где они совпадают или конфликтуют?

Предположим, вы представляете группе принципы открытой организации. Чтобы убедиться, что они запомнили эти принципы и используют их, выполните следующие процедуры:

1. Начинайте презентацию с повестки дня и плана, который будет представлен всем на рассмотрение.
2. Во время презентации сосредоточьтесь в первую очередь на трех важнейших моментах. Изложите все принципы, но постоянно просматривайте и выделяйте три из них.
3. Помогите людям связать контент с тем, что они делают сейчас, и с тем, как эти принципы улучшат их деятельность.
4. Поделитесь дополнительными способами применения принципов с примерами использования и их преимуществами.
5. Заканчивайте все презентации подведением итогов из трех пунктов. План действий также может оказаться полезным.

Допустим, вы представляете пять принципов открытой организации: прозрачность, сотрудничество, инклюзивность, адаптируемость и сообщество. Во-первых, вы представляете их все в общих чертах, но роль 3 говорит вам, что аудитория, вероятно, заметит только три из них, поэтому вы фокусируетесь на прозрачности, сотрудничестве и инклюзивности.

Вот пример схемы, соответствующей роли 3:

1. Представьте три ключевые идеи.

   1. Прозрачность
   2. Сотрудничество
   3. Инклюзивность

2. Организуйте презентацию, описав каждую ключевую идею в одном предложении.

   1. Прозрачность – это предоставление как можно большего количества полезной информации другим людям.
   2. Сотрудничество предполагает обсуждение проблем с максимально возможным количеством других людей и избегание принятия окончательных решений самостоятельно.
   3. Инклюзивность предполагает вовлечение в проект как можно большего числа людей разного типа.

3. Развивайте ключевые отношения между идеями.

   1. Как прозрачность связана с тем, что люди уже знают? Чем прозрачнее вы будете, тем легче сотрудничать.
   2. Как сотрудничество связано с тем, что люди уже знают, включая прозрачность? Если у людей все хорошо с прозрачностью, много раз упоминайте, что благодаря большему сотрудничеству их прозрачность улучшится.
   3. Как инклюзивность связана с тем, что люди уже знают, включая прозрачность и инклюзивность? Чем более инклюзивными мы являемся, тем разнообразнее генерируемые идеи, что ведет к большей прозрачности и сотрудничеству.

4. Задайте три вопроса, которые помогут людям запомнить и объяснить идеи.

   1. Когда вы в последний раз делали паузу, прежде чем принять какое-то решение, и вместо этого решили сотрудничать со всеми заинтересованными людьми?
   2. Как вы думаете, с кем вам было бы легко сотрудничать?
   3. Со сколькими людьми вы сотрудничаете каждую неделю? Следует ли улучшить это число?

Лучше для всех

Теперь вы знаете, что такое умное мышление. Вы усвоили Роль 3 и понимаете важность окружения и повторения. Эти концепции могут помочь вам быть более продуктивными и счастливыми во всем, чем вы занимаетесь, включая внедрение принципов открытой организации в ваши сообщества.