Поиск по сайту:

Как создавать заполняемые PDF-формы в Linux с помощью ONLYOFFICE


PDF (Портативный формат документов) был изобретен много лет назад компанией Adobe. В настоящее время это самый популярный формат обмена информацией благодаря простоте использования, безопасности, надежности и совместимости со всеми устройствами, которые мы используем ежедневно.

Этот формат гарантирует, что файл ни при каких обстоятельствах не изменит свою первоначальную структуру, когда мы открываем его, например, на компьютерах, планшетах, смартфонах и т. д. Кроме того, PDF позволяет добавлять поля, которые другие пользователи могут заполнить необходимыми информация.

Принимая во внимание все упомянутые выше преимущества, мы дадим вам несколько советов о том, как создавать заполняемые формы в формате PDF в Linux без использования программного обеспечения Adobe. В этом посте вы узнаете, как создать заполняемый PDF-файл с помощью ONLYOFFICE.

О формах ONLYOFFICE

Начиная с версии 7.0 пакета ONLYOFFICE с открытым исходным кодом пользователи могут создавать и редактировать заполняемые формы, также известные как OFORM. Данный функционал призван облегчить работу с электронными документами различного типа.

Он позволяет вам создавать, редактировать и совместно редактировать документы с заполняемыми полями онлайн или локально на вашем ПК или ноутбуке и отправлять их другим пользователям, чтобы они могли заполнить поля позже. Таким образом, вы сможете сэкономить время при создании стандартных документов за счет оптимизации процесса электронного документооборота.

OFORM основаны на традиционных элементах управления содержимым, которые можно найти в Microsoft Office, и предлагают гибкость форм Adobe. Однако формы ONLYOFFICE имеют более продвинутые свойства полей, что предполагает более высокую степень настройки.

После этого небольшого вступления перейдем от теории к практике.

Шаг 1. Установите настольные редакторы ONLYOFFICE

Самый простой способ начать создавать и редактировать заполняемые формы в Linux — установить настольные редакторы ONLYOFFICE. Этот бесплатный офисный пакет работает практически на любом дистрибутиве Linux, а также может использоваться для редактирования текстовых документов, электронных таблиц и презентаций.

Если у вас есть сервер Linux, возможно, будет хорошей идеей установить ONLYOFFICE Docs, пакет онлайн-офиса, который можно интегрировать с рядом платформ обмена файлами и службами DMS, такими как Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence. , Чамило и др.

И ONLYOFFICE Desktop Editors, и ONLYOFFICE основаны на одном и том же движке и предлагают один и тот же пользовательский интерфейс, поэтому создание заполняемых PDF-форм в автономном режиме ничем не отличается от онлайн-процедуры.

Шаг 2. Создайте шаблон формы в ONLYOFFICE

После запуска Настольных редакторов ONLYOFFICE вам необходимо создать шаблон формы. Вы можете сделать это с нуля, нажав Форма. В этом случае в текстовом редакторе откроется новый файл .docxf. Этот формат используется в ONLYOFFICE для создания заполняемых шаблонов форм.

Другой доступный вариант — выбрать существующий документ .docx. Нажмите Открыть локальный файл и выберите необходимый файл на жестком диске вашего компьютера или ноутбука. Файл будет автоматически преобразован в .docxf.

Дополнительно вы можете скачать шаблон формы из библиотеки ONLYOFFICE. Все шаблоны доступны бесплатно, поэтому вы можете выбрать тот, который вам нужен.

После создания шаблона формы вы готовы приступить к редактированию.

Шаг 3. Добавьте поля формы и настройте свойства

Введите необходимый текст и отформатируйте его так, как вам удобно. Когда вы закончите процесс редактирования, пришло время добавить несколько полей, которые другие пользователи смогут заполнить позже. Вы можете получить доступ к различным типам полей на вкладке «Формы» на верхней панели инструментов.

На данный момент вы можете добавить:

  • Текстовое поле — поле, в котором отображается текст или текстовые строки;
  • Поле со списком — поле, сочетающее в себе характеристики текстового поля и раскрывающегося списка;
  • Раскрывающийся список — поле, в котором отображается список доступных опций;
  • Флажок — поле, указывающее, выбран ли параметр;
  • Радиокнопка — поле, позволяющее выбрать из набора взаимоисключающих опций;
  • Изображение — это поле, которое позволяет пользователю вставить изображение.

Каждое поле имеет некоторые свойства, которые вы можете гибко настроить в зависимости от ваших потребностей. Для всех типов полей можно указать:

  • Заполнитель — поле, содержащее заголовок поля;
  • Совет — заметка, помогающая пользователям понять, что им нужно делать, например. вставить изображение, выбрать вариант, ввести текст и т. д.

Кроме того, вы можете изменить цвета рамки и фона, а также пометить поля по мере необходимости. В текстовых полях вы также можете установить ограничение на количество символов или добавить несколько символов.

Убедитесь, что вы добавили в документ все обязательные поля и настроили их свойства.

Шаг 4. Предварительный просмотр формы

Чтобы просмотреть окончательную версию формы, откройте вкладку Форма и нажмите Просмотреть форму. Эта опция позволяет вам видеть форму так же, как ее увидят другие пользователи.

В режиме Предварительный просмотр вы не можете редактировать файл, но можете заполнять поля. Это смогут сделать другие пользователи, если вы поделитесь с ними заполняемой формой PDF.

Если вы заметили ошибки или что-то, что требует редактирования, нажмите Просмотреть форму еще раз, чтобы вернуться в режим редактирования.

Шаг 4. Сохраните форму в формате PDF.

Последний шаг — сохранение файла .docxf в формате PDF. По умолчанию вы можете сохранить документ как файл .oform. Этот формат предназначен для готовых к использованию форм. Документы Oform можно легко публиковать и заполнять онлайн.

Когда все будет готово, перейдите на вкладку Файл и нажмите Сохранить как. Вам будет предложено выбрать формат из списка. Выберите PDF и сохраните файл на жестком диске вашего ПК или ноутбука.

Поздравляем! Вы только что успешно создали заполняемую форму PDF с помощью Настольных редакторов ONLYOFFICE. Теперь вы можете поделиться своей формой с другими пользователями. Они могут открыть его в любом PDF-редакторе или даже в веб-браузере, заполнить необходимые поля и сохранить заполненную форму в виде PDF-файла.

Таким образом, вы можете создать любой необходимый вам документ, например. договоры купли-продажи, юридические соглашения, формы приема, анкеты, финансовые отчеты и т. д. Загрузите последнюю версию настольных редакторов ONLYOFFICE для вашего дистрибутива Linux с официального сайта и с легкостью создавайте заполняемые PDF-формы.