Поиск по сайту:

Подробное руководство по работе с документами в Nextcloud


Nextcloud — это платформа для совместной работы над контентом с открытым исходным кодом, которая позволяет создавать безопасное хранилище файлов с функциями совместного использования и синхронизации. Не будет преувеличением сказать, что Nextcloud — идеальное решение для управления файлами, поскольку эта платформа позволяет вам делиться файлами и папками на вашем компьютере и мгновенно синхронизировать их с вашим сервером Nextcloud.

Однако Netxcloud хорош не только для фотографий и мультимедийных файлов. Эта платформа может многое предложить, когда вы имеете дело с офисными документами. Эта статья научит вас работать с документами в вашем экземпляре Netxlcoud.

Организуйте централизованное облачное хранилище

С помощью Nextcloud вы можете создать удобную среду хранения, в которой вы сможете хранить и управлять всеми своими текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями. Вы можете загрузить их вручную или импортировать офисные файлы из стороннего хранилища, установив соответствующие приложения из встроенного магазина приложений.

Например, можно интегрировать Dropbox, OneDrive и Google Drive. Таким образом, вы можете импортировать свои офисные документы и другие данные в хранилище Netxcloud.

Управляйте документами с легкостью

Nextcloud позволяет управлять документами различными способами. Вы можете создавать папки и подпапки, чтобы хранить документы разных типов отдельно. Например, вы можете создать папку для презентаций и папку для электронных таблиц. Также вы можете легко переименовывать, копировать или перемещать офисные файлы, выбрав нужную опцию в контекстном меню при щелчке по ним правой кнопкой мыши.

Чтобы быстро получить доступ к необходимым документам, вы можете пометить их как избранные. Когда вам понадобится с ними работать, просто нажмите значок Избранное на левой панели, и вы увидите все доступные документы с этим статусом.

Еще одна полезная функция — возможность присваивать теги. Если вы хотите создать тег, все, что вам нужно сделать, это открыть файл через представление Подробнее в контекстном меню. Затем введите то, что вы хотите использовать в качестве тега. Вы можете присвоить одному файлу несколько тегов. Все теги доступны всем пользователям на вашем сервере Nextcloud.

Более того, все пользователи Nextcloud могут оставлять комментарии. Вы можете использовать представление Подробности, чтобы добавлять свои комментарии к документу или читать комментарии, оставленные другими. Комментарии видны пользователям, имеющим доступ к файлу.

Доступ к вашим документам с настольного компьютера и мобильного устройства

Nextcloud полностью поддерживает WebDAV, поэтому вы можете легко подключаться и синхронизировать свои документы из хранилища Nextcloud по этому протоколу. Вам разрешено подключаться к устройствам Linux, Windows и macOS, а также к мобильным приложениям для Android и iOS.

После подключения вы можете синхронизировать свой настольный компьютер или смартфон с сервером Nextcloud. Это особенно полезно, когда вы постоянно в пути и вам необходимо получить доступ к своим документам из разных мест.

Делитесь документами с другими

Что делает Nextcloud замечательным, так это его возможности безопасного обмена файлами. Как пользователь Nextcloud, вы можете делиться файлами и даже папками с общедоступными ссылками, другими пользователями и группами, кругами и беседами Talk.

При совместном использовании документа, таблицы или презентации вы можете разрешить редактирование файла с помощью решений для совместного редактирования вашего Nextcloud, таких как ONLYOFFICE.

Дополнительные параметры общего доступа к офисным файлам:

  • Скрыть загрузку – эта опция убирает кнопку загрузки, делая невозможным загрузку файла.
  • Защита паролем – эта опция позволяет установить пароль.
  • Установить дату истечения срока действия – этот параметр автоматически отключает общий ресурс в определенный день.
  • Примечание для получателя – эта опция позволяет отправить сообщение получателю.
  • Отменить общий доступ – эта опция предназначена для возврата общего доступа.
  • Добавить еще одну ссылку – эта опция позволяет создавать различные публичные ссылки с разными правами.

Внутренний общий доступ также доступен в Nextcloud.

Зашифруйте свои документы

Если вы имеете дело с конфиденциальной информацией, эта функция вам обязательно пригодится. Дело в том, что Nextcloud поставляется с приложением для шифрования на стороне сервера. Когда вы включите его, все ваши файлы Nextcloud автоматически шифруются на стороне сервера.

Приложение шифрования использует ваш логин в качестве пароля для вашего уникального ключа шифрования, поэтому вам не нужно ничего делать. Просто войдите в свой экземпляр Nextcloud и управляйте своими офисными документами, как обычно. Не забывайте, что вы можете изменить свой пароль в любой момент.

Вы можете включить шифрование на стороне сервера в настройках администратора.

Редактируйте документы и совместно работайте над ними с помощью ONLYOFFICE

Nextcloud легко интегрируется с некоторыми офисными пакетами, позволяя создавать и редактировать офисные документы онлайн. Одним из лучших решений является ONLYOFFICE Docs, офисный пакет с открытым исходным кодом для онлайн-редактирования документов и совместной работы. При интеграции Документы ONLYOFFICE можно редактировать файлы DOCX, XLSX, PPTX, CSV и TXT, а также просматривать PDF-файлы.

С помощью этого онлайн-офисного пакета вы можете сотрудничать с другими пользователями Nextcloud в режиме реального времени. Для этой цели Документы ONLYOFFICE предоставляет полный набор функций для совместной работы, включая два режима совместного редактирования (быстрый и строгий), контроль версий и историю версий, отслеживание изменений, комментарии, упоминания пользователей и общение через встроенный чат.

Совместная работа над документами в режиме реального времени возможна даже между различными объединенными экземплярами Nextcloud, подключенными к одному Серверу документов ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).

Прочтите это руководство, чтобы узнать, как интегрировать ONLYOFFICE Docs с Nextcloud.

Создавайте и заполняйте онлайн-формы

Помимо традиционных текстовых документов, таблиц и презентаций, ONLYOFFICE Docs также позволяет работать с заполняемыми формами. Другими словами, вы можете создавать, редактировать и совместно работать над документами с заполняемыми полями. Эти поля могут быть разных типов. Например, текстовые поля, переключатели, раскрывающиеся списки, флажки, поля со списком и изображения.

При создании заполняемой формы вы можете добавить столько полей, сколько необходимо, и настроить их свойства. Документы ONLYOFFICE работают с DOCXF — собственным форматом шаблонов форм. Таким образом, когда вы создаете форму, вы создаете файл DOCX, который можно редактировать и даже делиться с другими в целях совместной работы.

Когда ваша форма DOCXF будет готова, вы можете сохранить ее как OFORM. Это еще одно расширение файла, разработанное командой ONLYOFFICE. Этот формат используется для готовых заполняемых форм. Основная особенность OFORM в том, что такой файл нельзя редактировать, кроме ввода данных в поля.

Итак, когда вы открываете файл OFORM, вы не увидите никаких инструментов редактирования. Вы сможете перемещаться по существующим полям и вводить необходимые данные. Когда файл OFORM будет готов, вы можете сохранить его в формате PDF и загрузить прямо из интерфейса редактора.

Используйте дополнительные разрешения на общий доступ

В дополнение к стандартным разрешениям на общий доступ к файлам ONLYOFFICE Docs предлагает набор расширенных прав доступа, которые вы можете использовать при совместном использовании офисного файла с другими пользователями:

  • С полным доступом вы можете делать все, что захотите.
  • В режиме «Только просмотр» вы можете открыть файл для просмотра, но редактирование запрещено.
  • Функция «Комментирование» позволяет просматривать файл и оставлять к нему комментарии.
  • При просмотре вы можете использовать режим отслеживания изменений.
  • Благодаря настраиваемому фильтру другие пользователи не смогут изменить установленный фильтр при редактировании общей электронной таблицы.

Nextcloud позволяет вам делиться офисными файлами с помощью перетаскивания в Talk. Все участники чата получат доступ к общему файлу.

Преобразование документов Office в форматы OOXML

Документы ONLYOFFICE также оснащены функциями преобразования. Итак, если у вас есть офисные документы, отличные от OOXML, вы можете конвертировать их одним щелчком мыши. Список совместимых форматов для конвертации очень длинный и включает в себя DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Без конвертации в OOXML такие файлы можно открывать только для просмотра. Если вы хотите преобразовать файл, отличный от OOXML, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите параметр «Преобразовать с помощью ONLYOFFICE». После этого вы сможете открывать его и редактировать без ограничений.

Защитите свои документы

Когда дело доходит до защиты документов, ONLYOFFICEN Docs предлагает несколько действительно интересных функций. Самый простой способ предотвратить несанкционированный доступ к вашему документу — установить надежный пароль. При открытии документа вам придется каждый раз вводить пароль. Это очень полезно, если существует риск того, что кто-то сможет получить доступ к вашему устройству, когда вы временно находитесь вне его.

Еще одна функция безопасности — возможность добавлять водяные знаки. Документы ONLYOFFICE позволяют добавлять текстовый водяной знак или использовать изображение для защиты офисных файлов. В настройках ONLYOFFICE вы также можете решить, хотите ли вы, чтобы водяные знаки отображались при совместном использовании файлов в безопасном просмотре.

Для продвинутых пользователей есть кое-что посложнее. ONLYOFFICE Docs использует Jason Web Token (JWT), поэтому вы можете включить эту технологию и настроить свой токен для обеспечения высочайшего уровня безопасности. Если вы хотите узнать о JWT в Документах ONLYOFFICE, прочтите официальную документацию.

Как видите, Netxcloud — отличная платформа для управления документами и обмена файлами. Однако он становится намного более мощным, если вы интегрируете его с ONLYOFFICE Docs. Комбинированное решение способно выполнять все офисные задачи и позволяет создать безопасную среду для совместной работы на локальном компьютере.