Как совместно работать над документами с помощью ONLYOFFICE Workspace

Если вам нужно создать рабочее пространство для совместной работы на вашем сервере Linux, наиболее очевидными вариантами могут быть Nextcloud, ownCloud и Seafile. Эти решения позволяют хранить файлы и обмениваться ими в одном месте, а также предлагают возможности синхронизации файлов.

Однако, если вы хотите не только хранить файлы, но и нуждаетесь в функциях совместной работы с документами, рекомендуется обратить внимание на ONLYOFFICE Workspace. Эта платформа для групповой работы предназначена как для управления, так и для совместного редактирования документов в Интернете.

Из этого руководства вы узнаете, как установить ONLYOFFICE Workspace и как это решение упрощает совместную работу в режиме реального времени.

Что такое рабочее пространство ONLYOFFICE?

ONLYOFFICE Workspace – это платформа для совместной работы с открытым исходным кодом, которая включает пакет онлайн-офиса под названием ONLYOFFICE Docs для текстовых документов, электронных таблиц, заполняемых форм и презентаций, а также набор различных приложений для повышения производительности.

Решение позволяет вам создать безопасную виртуальную среду, в которой вы сможете хранить все свои файлы и совместно работать над документами в режиме реального времени. Кроме того, ONLYIOFFICE Workspace предоставляет функции управления проектами, календаря, взаимоотношений с клиентами, управления электронной почтой, онлайн-общения и социальных сетей с помощью блогов, форумов и досок новостей.

ONLYOFFICE Workspace – это автономный программный инструмент, который можно внедрить локально. Также существует SaaS-версия с различными тарифными планами, в том числе для команд численностью не более 5 человек.

Установка ONLYOFFICE Workspace Community Edition

В этом руководстве мы собираемся установить ONLYOFFICE Workspace Community Edition, бесплатную версию программного обеспечения, которой более чем достаточно для регулярного использования.

Если вам нужна профессиональная техническая поддержка и доступ к мобильным веб-редакторам ONLYOFFICE, вы можете выбрать коммерческую версию. Тем не менее, решать вам.

Процесс установки довольно прост и требует выполнения ряда шагов. Давайте начнем!

Шаг 1. Получите скрипт установки ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Workspace оснащен скриптом установки для операционных систем на базе Linux с Docker. Скрипт автоматически настраивает контейнеры Docker со всеми необходимыми компонентами.

Прежде всего, вам необходимо загрузить файл сценария, выполнив следующую команду wget:

wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-install.sh

После получения скрипта приступайте к процессу установки.

Шаг 2. Установите ONLYOFFICE Workspace

Все нижеописанные действия по установке необходимо производить с root-правами. Чтобы установить все необходимые компоненты ONLYOFFICE Workspace, введите следующее:

bash workspace-install.sh -md "yourdomain.com"

Здесь вашдомен.com — ваш домен, который будет использоваться для модуля ONLYOFFICE Mail. Если вы не хотите, чтобы компонент Mail был установлен, запустите это:

bash workspace-install.sh -ims false

Скрипт установки проверит наличие Docker на вашем устройстве и его версию. Если сервис Docker отсутствует или его версия не соответствует минимальным требованиям, скрипт автоматически установит или обновит его.

Проверьте список всех доступных параметров с помощью этой команды:

bash workspace-install.sh -h

Шаг 3. Проверьте, правильно ли работает рабочее пространство ONLYOFFICE

После установки вам необходимо убедиться, что все компоненты ONLYOFFICE Workspace работают должным образом. Откройте веб-браузер и введите IP-адрес вашего компьютера в локальной сети. Не вводите localhost или 127.0.0.1 в адресной строке.

Поздравляем! ONLYOFFICE Workspace должен быть запущен, что указывает на успешную установку.

Храните все свои файлы вместе

Все ваши файлы хранятся в модуле Документы. Вам разрешено создавать папки и подпапки для лучшего управления документами, копировать и перемещать файлы, изменять их имена, отмечать их как избранные для быстрого доступа и даже удалять их.

Для вашего удобства вы можете подключить сторонние решения для хранения данных, такие как Nextcloud, ownCloud, OneDrive, Google Drive, kDrive и другие, используя протокол WebDAV. Таким образом, вы можете создать единую среду для всех ваших файлов.

ONLYOFFICE Workspace оснащен медиаплеером, поэтому вы можете легко открывать и воспроизводить практически любые аудио и видео файлы благодаря поддержке всех популярных форматов, включая MPG, а также AVI, MPEG, MP3, WEBP, и т. д.

Это нечто большее. Вы также можете хранить свои фотографии и изображения в модуле Документы, поскольку он поддерживает форматы BMP, JPG, JPEG, PNG, TIF и GIF. Еще одна полезная функция — возможность открывать и просматривать файлы PDF, DjVu и XPS.

Встроенная программа просмотра проста в использовании и содержит панель навигации с миниатюрами страниц. Более того, хранить можно даже электронные книги, поскольку программное обеспечение поддерживает форматы EPUB и FB2.

Шаг 4. Делитесь документами и совместная работа над ними

Когда дело доходит до совместной работы над документами, ONLYOFFICE Workspace позволяет делиться текстовыми документами, электронными таблицами, заполняемыми формами и презентациями с другими пользователями для совместного редактирования в режиме реального времени.

Вы можете сделать свои файлы доступными для внутренних пользователей портала ONLYOFFICE. Существует также возможность делиться файлами с внешними пользователями по ссылке.

Делясь чем-либо, вы можете выбрать необходимое разрешение доступа:

Полный доступ
Обзор
Комментарий
Только чтение
Запретить доступ

Кроме того, существуют специальные права доступа: Заполнение форм для заполняемых форм и Пользовательский фильтр для электронных таблиц.

Начиная с версии 12.0 платформа для совместной работы ONLYOFFICE обеспечивает более гибкий обмен данными благодаря новым расширенным настройкам:

Невозможно распечатать, загрузить или скопировать файлы (для разрешений «Только чтение» и «Комментирование»).
Невозможно изменить настройки общего доступа (для разрешения полного доступа).

После публикации файла вы можете начать процесс совместной работы и воспользоваться функцией совместного редактирования ONLYOFFICE Workspace. Например, вы можете:

Активируйте любой из двух режимов совместного редактирования, «Быстрый» или «Строгий», с возможностью переключения между ними в любое время.
Принимайте и отклоняйте изменения, внесенные другими, с помощью функции отслеживания изменений.
Восстановите любую версию файла с помощью истории версий.
Отвечайте на комментарии других пользователей и оставляйте свои.
Привлеките внимание конкретного соавтора, отметив его в комментариях.
Сравнивайте разные версии одного и того же документа в режиме реального времени.
Отправляйте текстовые сообщения во встроенный чат.
Общайтесь с другими через плагин Telegram.
Делайте высококачественные аудио и звонки с помощью плагина Jitsi.

ONLYOFFICE Workspace v12.0 также позволяет вам работать с другими пользователями на удаленных веб-серверах из клиентов WebDAV, что позволяет совместно редактировать документы и управлять файлами.

Шаг 5. Работа с документами в других модулях

В ONLYOFFICE Workspace модуль Документы тесно интегрирован с другими модулями, что позволяет упростить работу и повысить производительность.

Если вы работаете с проектами в модуле Проекты, вы можете напрямую прикрепить необходимые документы, хранящиеся в модуле «Документы». Вы просто создаете задачу или обсуждение в проекте и добавляете документы, необходимые для успешного завершения.

Если вы настроите Почтовый сервер ONLYOFFICE, у вас будет возможность прикреплять к электронным письмам документы, электронные таблицы, презентации и заполняемые формы. Еще одна полезная функция — возможность отправлять файлы напрямую по электронной почте с помощью контекстного меню модуля «Документы», что в некоторых случаях экономит время.

Помимо модулей Проекты и Почта, модуль «Документы» также связан со встроенной CRM-системой, где вы можете прикреплять файлы к профилям клиентов.

Заключение

Используя ONLYOFFICE Workspace, вы можете легко создать полнофункциональный офис для совместной работы с функциями совместной работы и управления документами на своем Linux-сервере. Лучшая новость заключается в том, что все это можно сделать бесплатно благодаря наличию бесплатной версии Community Edition.